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Warum kann das elektronische Personenstandsregister bereits archivreife Daten enthalten?

In Ergänzung zu seinem Artikel “Standardisierung der Aussonderung aus den elektronischen Personenstandsregistern” im Archivar Heft 01 von Februar 2017 (S. 9 ff) führt Peter Worm folgendes aus:

„Laut Personenstandsrecht ist innerhalb des sogenannten Fortführungszeitraumes, der für Eheregister und Lebenspartnerschaftsregister 80 Jahre, für Geburtenregister 110 Jahre und für Sterberegister 30 Jahre beträgt, das jeweilige Standesamt für die rechtssichere Aufbewahrung verantwortlich. Erst danach sind die dauerhaft aufzubewahrenden Erst- und Sicherungsregister den jeweils zuständigen Archiven anzubieten. Zunächst einmal, so scheint es daher, haben die betroffenen Archive bis zum Jahre 2039 ausreichend Zeit, die notwendigen Vorbereitungen zu treffen. Das Personenstandsrecht sieht jedoch auch vor, dass die Standesämter Papierregistereintrage elektronisch nacherfassen dürfen. Die ursprünglichen Einträge im Papierregister verlieren dadurch ihre urkundliche Qualität und erhalten den Status von Sammelakten. Maßgeblich und rechtsrelevant wird der Eintrag im elektronischen Register. Die Nacherfassung einzelner Einträge ist gängige Praxis in den Standesämtern. Ganze Register werden jedoch eher selten in das elektronische Medium überführt. Anbietungen von solchen Einzeleinträgen aus dem elektronischen Personenstandsregister sind also schon in den nächsten Jahren zu erwarten. Seitens der betroffenen Archive ist daher Handlungsbedarf gegeben, die Modalitäten der Übernahme elektronischer Personenstandsregister möglichst zeitnah zu regeln.“

 

Archivierung von Einwohnermeldedaten

Das Melderecht fällt seit der Föderalismusreform in die ausschließliche Gesetzgebungskompetenz des Bundes, der 2015 davon Gebrauch gemacht hat. Die Länder erlassen demnach nur noch Ausführungsbestimmungen zu den Regelungen des Bundes. Nach § 16 I BMG sind die Meldedaten “vor der Löschung den durch Landesrecht bestimmten Archiven nach den jeweiligen archivrechtlichen Vorschriften zur Übernahme anzubieten.”

Im niedersächsischen Melderecht gibt es keine Regelungen zur Anbietungspflicht von Meldedaten gegenüber Archiven. Die Anbietungspflicht gegenüber Kommunalarchiven wird jedoch landesrechtlich allgemein in § 7 III S. 1 Nds. Archivgesetz geregelt. Danach müssen niedersächsische Kommunen, die ein Archiv eingerichtet oder die Abgabe ihres Schriftgutes an ein bestimmtes Archiv festgelegt haben, “ihr Schriftgut diesen Archiven zur Übernahme” anbieten. In jenen (Kommunal-)Archiven sind somit die nach dem BMG geforderten “durch Landesrecht bestimmten Archive” zu sehen. Falls die Kommunen ihr Schriftgut an das NLA abgeben, gilt die Anbietungspflicht von Meldedaten entsprechend gegenüber dem NLA.

Materialsammlung:

Empfehlung zur Ersteinrichtung von Archiven

Download (PDF, 50KB)


 

Diepholzer Erklärung

Download (PDF, 100KB)


 

Jürgen Bohmbach: Kann die Nutzung von Archigut von der schriftguterzeugenden Stelle nach Ablauf gesetzlicher Sperrfristen eingeschränkt werden?

Download (PDF, 20KB)


 

Jürgen Bohmbach: Sperrfristen für Personalakten

Download (PDF, 28KB)


 

Empfehlung zum Umgang mit dem Schriftgut der ehemaligen Regionaldirektionen der AOK

Download (PDF, 40KB)

 

 

 

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